合同管理办法有哪些
(一)合同台账涉及的管理岗位:业务内勤、采购/销售会计、合同管理专员。
(二)基本要求:
1、同一份合同,不同的岗位分管,基础信息须一致;
2、各岗位监管的合同要素(电子表格体现为字段)不同,侧重点不一样,要做好合同内容的分配,即每个岗位关注哪些合同要素,要作出一个分配表;
3、各岗位交叉职能是管理重点,防止人人应管但无人管的真空,与开票、回款有关的事项都是核心利益点,要做好跨部门交叉与牵制;
4、各岗位的台账内容与合同每个季度核对一次,核对时,逐个合同签字确认;
5、已经结束的合同,逐个按合同进行数据统计,然后与财务核对,存在合同约定利益与实际利益差异的,须核实原因;
6、新增合同、新增补充协议要作为专项进行核查。
7、每个合同一年至少做一次“合同体检”,核查合同执行进度、价格及盈利状况、存在的问题、有无扩展的机会、是否存在违约风险、是否存在不续约风险。
8、每季度或每个月做一次产品或服务与“甲方“的匹配度测评,防止因产品问题导致合同风险。
9、预警,当出现以下情况时,须立即通报管理层:甲方超过信用期限未付款、甲方拒收发票、多次出现抱怨的,预警前须调查清楚问题出现的原因、解决问题的预案。
(三)激励
1、合同、合同台账、财务开票额与回款额/付款额,三方不核对的,涉事岗位逾期一次负激励300元。
2、出现合同风险不预警的每发生一次负激励500元。
3、台账数据彼此不一致/与合同不一致/与财务不一致的每次负激励500元
二、合同管理办法有什么意义?
1、合同管理是企业管理的重要组成部分。
许多企业的领导者非常重视企业管理工作,但是他们不知道合同管理也是企业管理的重要组成部分。一同他们谈营销管理、质量管理,口若悬河,侃侃而谈;但是一同他们谈合同,变无话可说,仿佛合同管理与他从事的企业管理无关,只是律师或公司法务部门的事情,其实,这是一种误解。企业管理说到底是对企业行为的管理,是对利润目标的管理,是企业获取利润的管理,而合同直接关系着企业的收支,是企业利润的载体,如果不管好合同,如何管理好企业?
中国过去很长时间实行计划经济,企业对合同重视不够,企业领导者不善于应对合同,更谈不上合同管理。某些企业表面上轰轰烈烈,实际内部管理一团糟,有时一个小办事员就可以随意“拍板”,任意处理合同中的重大事项,仿佛他就是企业的主人,企业的领导者应当认识到合同管理师企业管理的重要组成部分,学会利用合同管理下属的行为,管理企业的经营活动,实际上,企业的经营过程,就是企业合同的订立和履行的过程。
2、合同管理是全岗位的管理
在许多企业,一谈到合同管理,企业的领导者或业务部分往往会说,“这是法务部门的事情,我不太清楚。”,或者说“我们企业聘请的有律师,专门负责企业合同的审查和管理”。似乎合同管理与他或其所在部门,岗位无关。其实这是不对的,在企业内部,合同管理绝对不只是法务部门或者律师的事情,也不是一两个部门或者岗位的问题。在企业内部合同管理不是谁管谁不管的事情,而是各个部门和岗位面对一份合同时,部门与部门之间,岗位与岗位之间既相互协作又相互监督的问题。每一个部门,每一个岗位应当知道他们的权利是什么,他们的责任是什么。
公司法务部门或律师可以起到负责和牵头的作用,但合同管理却应当是各有关部门和各岗位共同的事情。
企业的合同管理,应当由从头到尾的所有各相关部门和岗位共同参与,只有这样实现企业的合同利益才有保障,否则,一个部门或岗位缺失,都有可能无法实现企业的合同利益。为实现企业的合同利益,企业必须对合同施以全部门、全岗位的共同管理。
3、合同管理是全过程管理
在企业内部,当我们谈到合同时,往往容易将合同书混为一谈。其实,对企业来说,从合同管理的角度讲,合同书是合同书,合同是合同,二者不能混为一谈。合同书是记载合同内容的书面文件,是一个固定化、静态的东西,而合同是合同书所记载的内容从发生到发展最后到完结的过程,是动态的。简单的说,合同书是合同的载体,是合同最终形成的书面的材料,而合同是合同书的实质,一系列与合同有关的行为共同组合的最终结果才形成合同书。合同管理应当是对合同从发生到发展,最后到完结的全过程的管理,只有对合同的全过程进行管理,才能对合同进行有效地管理,才能实现企业合同管理的目的。
合同管理办法是企业用于规范管理合同的相关制度,在不少企业中都是存在的,当然,合同管理办法同时也并非是千篇一律的,企业会根据自己的实际情况和部门情况来进行设置,优化管理制度,使其更加适合本企业的运作。遇到相关问题,欢迎联系王庆磊律师,手机:18012961823
@王庆磊律师简介:男,法学学士,副主任,中华全国律师协会会员。1982年出生,从事法律工作多年,擅长合同纠纷,刑事辩护,婚姻家庭纠纷,交通事故纠纷,自执业以来秉承...More>>
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